Start / Tjänster / Anvisningar för finska medborgare bosatta utomlands / Anvisningar för overföring av utomlands bosatta Finländares personuppgifter till befolkningsdatasystemet

ANVISNINGAR FÖR ÖVERFÖRING AV UTOMLANDS BOSATTA FINLÄNDARES PERSONUPPGIFTER TILL BEFOLKNINGSDATASYSTEMET

Det är viktigt att personuppgifterna för finländare bosatta utomlands är uppdaterade

När du som finsk medborgare är bosatt utomlands, hålls dina person- och adressuppgifter uppdaterade endast om du själv anmäler ändringar till Finland. Om du till exempel får barn, gifter dig, skiljer dig eller flyttar till en ny adress ska du själv se till att uppgifterna införs i Finlands befolkningsdatasystem.

Det är mycket viktigt att uppgifterna är uppdaterade i befolkningsdatasystemet. Till exempel upprättandet av rösträttsregistret inför ett val grundar sig på dessa uppgifter. Felaktiga adressuppgifter kan leda till att myndighetsmeddelanden såsom meddelande om rösträtt, pensionsbeslut eller värnpliktsärenden inte kommer fram.

Skyldigheten att upprätthålla uppgifter

Enligt lagen är du till och med skyldig att omedelbart anmäla personuppgiftsändringar som har inträffat utomlands.

Denna skyldighet gäller inte finska medborgare i Sverige, eftersom ett separat fördrag har ingåtts mellan staterna om förmedling av uppgifter. Sverige förmedlar dessa personuppgiftsändringar till Finland i tjänsteväg.

Men: Om du har både finskt och svenskt medborgarskap förmedlas inte uppgifterna vidare från Sverige.

Om du har dubbelt medborgarskap måste du själv se till att en anmälan görs. T.ex.  i fall där modern är finsk medborgare när barnet föds, men barnet får både svenskt och finskt medborgarskap, är föräldrarna skyldiga att själva göra en anmälan om att barnet har fötts.

Information om finska medborgares adressändringar i Sverige förmedlas endast i samband med statliga val som hålls i Finland, vilket innebär att du själv ska sköta adressändringar.

Vart skickas dokumenten, hur behandlas de och vilka krav ställs på dem?

Alla dokument som gäller personuppgiftsändringar ska skickas till följande adress:

Magistraten i Västra Finland, enheten i Jakobstad
PB 26, FI-68601 Jakobstad, Finland

eller till den närmaste finländska beskickningen.

Behandlingstiden vid magistraten för de ärenden som nämns nedan är cirka 6 veckor. Det lönar sig inte att kontakta magistraten innan den normala behandlingstiden har löpt ut. Det är bra om anmälningsblanketten (födsel, äktenskap, dödsfall) och en kopia av passet fogas till alla dokument för att påskynda behandlingen av ärendet. Magistraten skickar ett utdrag ur befolkningsdatasystemet om att behandlingen av ärendet är klar per brev eller i ett krypterat e-postmeddelande, om en e-postadress har uppgetts på anmälningsblanketten. Observera att ett krypterat e-postmeddelande endast kan öppnas i en enhet. Om meddelandet öppnades första gången till exempel i en mobiltelefon, går det inte längre att öppna meddelandet på en dator. Vid behov kan du skicka frågor per e-post till adressen international@maistraatti.fi

Ett utländskt dokument ska vara i original och legaliserat, och det bör översättas till antingen finska, svenska eller engelska. Om översättningen görs utomlands, ska den också vara legaliserad. En översättning som gjorts av en i Finland auktoriserad translator duger som sådan. Om man inte vill sända det legaliserade orginalet kan man av det legaliserade orginalet sända en officellt bestyrkt kopia som också bör legaliseras. Hur dokumentet ska legaliseras beror på vilken typ av dokument det är fråga om och vilket land det härstammar från.

 

Äktenskap eller registrerat partnerskap
Födsel

Om föräldrarna är gifta med varandra är barnet automatiskt fött inom äktenskapet. Om barnet däremot har föräldrar som är sambo, ska faderskapet fastställas innan en far kan registreras för barnet i Finland. Om barnet föds utanför äktenskapet ska faderskapet först bekräftas i staten där personen är bosatt, varefter faderskapet kan registreras i Finlands befolkningsdatasystem.

Faderskapsbeslut
  • legaliserat beslut om faderskap. Med beslut avses till exempel ett beslut av en domstol eller annan myndighet samt fastställande eller registrering av en rättshandling. Som beslut kan inte betraktas till exempel ett dokument (såsom en födelseattest) där antecknandet av fadern har grundat sig enbart på en anmälan gjord av parterna.
Beslut om barnets vårdnad utfärdat inom EU

Ett intyg enligt Bryssel II a-förordningen som har fogats till beslutet om vårdnad (tillerkännande, utövande, delegering, begränsande eller upphörande av föräldraansvar, rätt till vårdnad om barn och rätt till umgänge).

Beslut om barnets vårdnad utfärdat utanför EU

Övriga beslut om vårdnad ska vara legaliserade.

Skilsmässa som beviljats inom EU

  • Ett intyg enligt Bryssel II a-förordningen som har fogats till skilsmässobeslutet.
Skilsmässa som beviljats utanför EU
  • legaliserat beslut om skilsmässa
Nytt namn som erhållits på annat sätt än via äktenskap
  • legaliserat beslut om namnändringen
Nytt medborgarskap
  • Legaliserat beslut om det nya medborgarskapet eller en officiellt konstaterad äkta och legaliserad kopia
  • Alternativt kan man lämna in en kopia på det nya medborgarskapsbeslutet som konstaterats äkta av representationen samt passet för det nya medborgarskapet
Dödsattest
Flytt utomlands

En flyttanmälan ska göras när du flyttar till en annan adress (till exempel utomlands) för över tre månader. Anmälan ska göras inom en vecka efter flytten i webbtjänsten www.muuttoilmoitus.fi eller med en blankett som du får från magistraten eller posten.

När du flyttar utomlands för en längre tid än ett år är det fråga om en permanent flytt från landet, och därefter har du inte längre någon hemkommun i Finland. Din senaste hemkommun är den hemkommun från vilken du flyttar utomlands. Flytten påverkar således till exempel din rösträtt i kommunalval och andra rättigheter som är bundna till hemkommunen. Det är också viktigt att kontakta till exempel Skatteförvaltningen och Folkpensionsanstalten för att utreda vilken inverkan flytten har och vilka anmälningsskyldigheter det finns i förhållande till dessa myndigheter.

När du flyttar utomlands för en kortare tid än ett år är det fråga om en tillfällig flytt från landet. Då förblir den kommun du var skriven i när du flyttade från Finland din hemkommun, inklusive relaterade rättigheter och skyldigheter.

I särskilda situationer kan en flytt från landet registreras som tillfällig även när tiden är längre än ett år. En sådan situation kan vara aktuell om du med hänsyn till dina levnadsförhållanden har fastare anknytning till Finland än till det land du bor i. Även i sådana fall är det fråga om en permanent flytt från landet om du har för avsikt att bo där eller redan har bott där i över tre år.

Anmälning av adressuppgifter till befolkningsdatasystemet från utlandet

Om du byter adress utomlands, är det bra att göra en anmälan om adressändring.

Du kan göra anmälan med en utskrivbar blankett: 

Utomlands bosatt persons anmälan om adressändring utomlands till det finska befolkningsdatasystemet

Blanketten kan skickas till magistraten:

  • per e-post: address@maistraatti.fi
  • per brev till adressen: Magistraten i Västra Finland, enheten i Seinäjoki, PB 168, FI- 60101 Seinäjoki, Finland
Personuppgifter från Norden

Om du bor i Sverige (och har dubbelt medborgarskap), Norge, Danmark eller Island räcker det att du till beskickningen eller magistraten skickar ett utdrag ur befolkningsregistret i det land där du är bosatt, av vilket de ändrade personuppgifterna framgår.

Legalisering av handlingar – Apostille

En handling utfärdad utanför Norden måste alltid legaliseras för att den ska få sin avsedda rättsliga verkan i Finland. Legaliseringen är en procedur som gäller kundens rättssäkerhet och som används för att försäkra att handlingen är giltig i ursprungslandet och att den som utfärdad intyget har haft rätt att göra det enligt lagstiftningen i handlingens ursprungsland. Legaliseringen sker på olika sätt beroende på vilken typ av handling det är fråga om och vilket land den härstammar från.

Apostille

Handlingen legaliseras med ett s.k. Apostille-intyg (stämpel eller skilt pappersintyg), om landet i fråga har ratificerat Haag-konventionen från år 1961. En lista på dessa länder finns på adressen www.hcch.net (Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents). På samma adress finns också information om vilken myndighet i respektive land som utfärdar intyget. Vid behov bifogas dessutom en officiell översättning av handlingen (se närmare https://um.fi/legalisering-av-dokument-utomlands).

Vissa officiella handlingar som utfärdats inom EU

Inom EU tillämpas från och med den 16 februari 2019 en förordning enligt vilken vissa officiella handlingar utfärdade av ett EU-land måste godkännas utan Apostille-intyg. Till vissa handlingar som ska lämnas in till en myndighet i ett annat EU-land kan man dessutom av magistraten begära en flerspråkig standardblankett, som ofta kan ersätta en officiell översättning. Förordningen tillämpas på sådana officiella handlingar vilkas syfte är att fastställa något av följande fakta: födelse, att en person är i livet, dödsfall, namn, äktenskap, inklusive behörighet att ingå äktenskap och civilstånd, skilsmässa, hemskillnad eller annullering av äktenskap, registrerat partnerskap, inklusive behörighet att ingå registrerat partnerskap, hemskillnad eller annullering av registrerat partnerskap, föräldraskap, adoption, hemvist eller bostadsort, medborgarskap eller avsaknad av noteringar i kriminalregister. Förordningen tillämpas också på handlingar som kan krävas för att en EU-medborgare ska kunna rösta eller ställa upp som kandidat i kommunala val eller EU-val i ett land vars medborgare denne inte är.

Legalisering

Då det gäller handlingar från andra länder än de som avses ovan fastställer först respektive lands utrikesministerium att handlingen är utfärdad av behörig myndighet. Efter det här legaliserar den finska ambassad som är ackrediterad till det landet handlingen genom att bifoga ett intyg över att den tjänstemannen vid utrikesministeriet är behörig att utfärda sådana intyg. (https://um.fi/legalisering-av-dokument-i-utrikesministeriet)

Granskning av egna uppgifter

Du kan granska dina uppgifter i Suomi.fi-tjänsten: https://www.suomi.fi/rekisterit eller i Befolkningsregistercentralens tjänst för granskning av uppgifter: https://verkkopalvelu.vrk.fi/omat/Etusivu.aspx

Användning av båda tjänsterna förutsätter stark elektronisk autentisering. Om du inte har tillgång till verktyg för elektronisk autentisering kan du kontakta magistraten per e-post på adressen international@maistraatti.fi eller besöka magistraten.