Start / Aktuellt / Magistraten i Sydvästra Finland först med att pröva att uppgöra släktutredningar utifrån digitaliserade familjeblad och personförteckningar

Magistraten i Sydvästra Finland först med att pröva att uppgöra släktutredningar utifrån digitaliserade familjeblad och personförteckningar

Digitaliseringen av familjeblad och personförteckningar på papper inleddes vid Riksarkivet år 2012. Till dags dato har 1,7 miljoner av totalt 2 miljoner dokument digitaliserats, och digitaliseringsarbetet slutförs i oktober–november. När basmaterialet har överförts till digitalt format, digitaliseras medlemsförteckningarna för de religiösa samfunden som finns vid magistraten i Helsingfors. Arbetet med att digitalisera dessa förteckningar fortsätter till hösten 2014.

I takt med att materialet digitaliseras, insamlas dokumentspecifika metauppgifter från dokumenten (bl.a. personens efternamn, förnamn och födelsedatum). Dessa uppgifter effektiviserar sökningen efter dokument i det framtida datasystemet. Innan materialet införs i datasystemet gör magistraterna en kvalitetskontroll för att säkerställa att dokumentens metauppgifter har samlats in på rätt sätt. Om materialet godkänns i magistratens kvalitetskontroll, kontrolleras det ytterligare av datasystemleverantören, varefter materialet införs i datasystemet.

Befolkningsregistercentralens totalleverantör av tjänsten för behandling av materialet är kyrkostyrelsen för evangelisk-lutherska kyrkan i Finland. Som teknisk lösning används systemet DIGI, som har utarbetats av företaget Affecto för evangelisk-lutherska kyrkan i Finland. Vid utvecklingen av systemet har man sörjt för informationsskyddet och säkerställt att magistraternas och kyrkans tjänstemän endast har möjlighet att behandla och utlämna personuppgifter som deras egna organisationer har lagrat i systemet.

Överföringen av material till systemet började i maj med materialet för magistraten i Sydvästra Finland, och till dags dato har uppgifterna för Salo, Åbo, Raumo, Nystad, Pargas och Björneborg införts i systemet. Pilotanvändningen av materialet inleddes i september vid enheterna i Björneborg, Salo och Åbo, och implementeringsprojektet utvidgas i oktober till enheterna i Pargas, Raumo och Nystad. Under senhösten börjar också magistraterna i Sydöstra Finland och Västra Nyland använda det digitaliserade materialet.

För koordineringen och framåtskridandet av digitaliseringen ansvarar ett digitaliseringsprojekt där Regionförvaltningsverket i Östra Finland, Befolkningsregistercentralen, magistraterna och Riksarkivet deltar. Projektet fortsätter till slutet av 2014, och det finansieras med finansministeriets anslag till enheten för styrning och utveckling av magistrater vid regionförvaltningsverket i Östra Finland.

Ytterligare information:

Regionförvaltningsverket i Östra Finland
Enheten för styrning och utveckling av magistrater
Pekka Kortelainen
ordförande för digitaliseringsprojektets ledningsgrupp
pekka.kortelainen(at)avi.fi
tfn 0295 016 549 

Befolkningsregistercentralen
Reko-Aleksi Renvik
projektledare för digitaliseringsprojektet
reko-aleksi.renvik(at)vrk.fi
tfn 0295 535 289